Các lệnh định dạng được chia thành ba loại: định dạng kí tự, định dạng đoạn văn bản và định dạng trang....

- Định dạng văn bản là trình bày các phần văn bản theo những thuộc tính của văn bản nhằm mục đích cho văn bản được rõ ràng và đẹp, nhấn mạnh những phần quan trọng, giúp người đọc nắm bắt dễ hơn các nội dung chủ yếu của văn bản.

- Các lệnh định dạng được chia thành ba loại: định dạng kí tự, định dạng đoạn văn bản và định dạng trang.

1. Định dạng kí tự

Định dạng kí tự gồm: định dạng phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc.... Định dạng kí tự hằng một trong hai cách:

Cách 1: Sử dụng lệnh Format/Font... và xử lý trong hộp thoại Font (Hình 78)

Cách 2: Sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ định dạng.

2. Định dạng đoạn văn bản

Các thuộc tính định dạnẹ đoạn văn bản, đó là: căn lề, vị trí lề đoạn vâ (so với lề trang), khoảng cách đến đoạn văn trước hoặc sau, định dạng đoạn đầu tiên, khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn.

Trước khi định dạng đoạn văn bản ta xác định đoạn văn bản bằng:

- Đặt con trỏ văn bản vào trong đoạn văn bản;

- Chọn một phần đoạn văn bản;

- Chọn toàn bộ đoạn văn bản;

Định dạng đoạn vãn bản bằng một trong các cách sau:

Cách 1: Sử dụng lệnh Format/Paragraph... và xử lý trong hộp thoại Paragraph (Hình 79).

Cách 2: Sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ định dạng.

Cách 3: Sử dụng thước ngang hay còn gọi là thước định dạng để điều chỉnh một số thuộc tính lề của đoan văn bản.

3. Định dạng trang

Định dạng trang được thực hiện bằng lệnh: File/Page Setup... và xử lý trong hộp thoại Page Setup (Hình 08)